Die Digitalisierung der Gastronomiebranche hat mit dem Beginn des Jahres 2025 eine neue, rechtlich verbindliche Stufe erreicht. Während in den vergangenen Jahren vor allem die Einführung elektronischer Aufzeichnungssysteme und die damit verbundene Kassenmeldepflicht im Fokus standen, rückt nun die Abrechnung zwischen Unternehmen in das Zentrum der regulatorischen Aufmerksamkeit. Die Einführung der obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze stellt Restaurantbetreiber, Caterer und Hoteliers vor neue organisatorische Herausforderungen. Es geht dabei nicht mehr nur um die bloße Übermittlung von Rechnungsdaten in digitaler Form, sondern um die Einhaltung spezifischer strukturierter Formate, die eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Dieser Artikel erläutert die seit dem 1. Januar 2025 geltenden Anforderungen und die für die Gastronomie relevanten Übergangsfristen sowie Ausnahmen.
Die neue Definition der E-Rechnung ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 hat sich das Verständnis dessen, was rechtlich als elektronische Rechnung gilt, grundlegend gewandelt. Eine E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Vorgaben ist nicht mehr jede Rechnung, die auf elektronischem Weg übermittelt wird. Vielmehr handelt es sich ausschließlich um Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht [1]. Ein einfaches PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllt diese Kriterien nicht mehr und wird fortan als „sonstige Rechnung“ eingestuft.
Für die Gastronomie bedeutet dies, dass bei Geschäften mit anderen Unternehmen – etwa bei der Ausrichtung von Firmenfeiern, Business-Lunches oder der Belieferung durch Großhändler – die technischen Voraussetzungen für den Umgang mit Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung geschaffen werden müssen. Das strukturierte Format stellt sicher, dass die steuerlich relevanten Daten ohne manuelle Zwischenschritte direkt in die Buchhaltungssysteme eingelesen werden können, was langfristig die Fehlerquote senken und die Effizienz steigern soll.
Die allgemeine Empfangspflicht für Restaurantbetriebe
Eine der wichtigsten Neuerungen, die bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle deutschen Unternehmen gilt, ist die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen. Jeder Gastronomiebetrieb, der Leistungen von anderen inländischen Unternehmen bezieht, muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen im strukturierten Format entgegenzunehmen [1]. Dies betrifft insbesondere die Eingangsrechnungen von Lebensmittel- und Getränkelieferanten, Energieversorgern oder Vermietern.
Es ist nicht zulässig, den Empfang einer E-Rechnung unter Verweis auf fehlende technische Ausstattung abzulehnen. Da die Ausstellung von E-Rechnungen für den Leistenden zwar noch gewissen Übergangsfristen unterliegt, der Empfänger jedoch bereits jetzt bereitstehen muss, sollten Gastronomen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware oder ihr Steuerberater diese Formate verarbeiten kann. Eine Zustimmung des Empfängers zum Erhalt einer E-Rechnung ist für Umsätze ab 2025 nicht mehr erforderlich, sofern es sich um eine B2B-Leistung handelt.
Übergangsregelungen für die Ausstellung von Rechnungen
Obwohl die Empfangspflicht sofort in Kraft getreten ist, gewährt der Gesetzgeber für die Ausstellung von Rechnungen großzügige Übergangsfristen, um den Unternehmen die Umstellung zu erleichtern. Bis zum Ende des Jahres 2026 ist es jedem rechnungsausstellenden Unternehmen weiterhin gestattet, für inländische B2B-Umsätze sonstige Rechnungen – also Papierrechnungen oder PDF-Dokumente – zu verwenden [1]. Dies gibt Gastronomiebetrieben Zeit, ihre Fakturierungssysteme anzupassen.
Erst ab dem Jahr 2027 verschärfen sich die Regeln für die Ausstellung, wobei dann für Unternehmen mit bestimmten Umsatzgrößen die Pflicht zur E-Rechnung greift. Dennoch empfiehlt es sich, die Umstellung frühzeitig zu planen, da viele Großlieferanten bereits jetzt auf den Versand von strukturierten E-Rechnungen umstellen, um ihre eigenen Prozesse zu optimieren. Der Gastronom als Leistungsempfänger ist dann bereits in der Pflicht, diese korrekt zu archivieren und zu verarbeiten.
Ausnahmen für Kleinbeträge und Kleinunternehmer
Für das tägliche Gastronomiegeschäft gibt es eine bedeutende Erleichterung: Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt grundsätzlich nicht für Kleinbetragsrechnungen. Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 EUR brutto nicht übersteigt, können weiterhin als sonstige Rechnungen, beispielsweise in Papierform als klassischer Bewirtungsbeleg, ausgestellt werden [1]. Dies ist besonders relevant für das Standardgeschäft im Restaurant, bei dem Gäste nach dem Verzehr eine Rechnung verlangen.
Zusätzlich sind Leistungen von Kleinunternehmern im Sinne des Umsatzsteuergesetzes von der Verpflichtung zur E-Rechnung ausgenommen [1]. Gastronomen, die aufgrund geringer Umsätze von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen somit auch für ihre B2B-Kunden keine strukturierten E-Rechnungen erstellen, sofern sie die entsprechenden Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Diese Ausnahmen dienen dazu, den bürokratischen Aufwand für Kleinstbetriebe und bei geringfügigen Transaktionen in einem verhältnismäßigen Rahmen zu halten.
Praxisnaher Abschluss und Handlungsempfehlung
Die Einführung der E-Rechnung ist ein zentraler Baustein der modernen Steuerverwaltung und betrifft die Gastronomie in ihrer Rolle als Dienstleister und als Abnehmer von Waren gleichermaßen. Während die Empfangsbereitschaft seit 2025 zwingend gegeben sein muss, bleibt für die eigene Rechnungsstellung gegenüber Geschäftskunden noch ein zeitlicher Puffer. Dennoch sollten Restaurantbetreiber die Zeit nutzen, um ihre digitalen Prozesse zu prüfen. Da die steuerlichen Anforderungen komplex sind und die individuellen Gegebenheiten jedes Betriebs – von der Umsatzgröße bis zur technischen Ausstattung – variieren, wird dringend empfohlen, die konkrete Umsetzung mit einem qualifizierten Steuerberater abzustimmen. Pauschale Aussagen über mögliche Kostenersparnisse oder universelle Softwarelösungen können aufgrund der Vielschichtigkeit der gesetzlichen Vorgaben nicht getroffen werden.
