Trong ngành nhà hàng – khách sạn, việc ghi chép và quản lý sổ sách kế toán đúng quy định là một yếu tố quan trọng trong việc tuân thủ các nghĩa vụ về thuế. Cùng với quá trình số hóa của cơ quan quản lý thuế, các yêu cầu liên quan đến việc khai báo hệ thống ghi nhận điện tử (Elektronische Aufzeichnungssysteme – ERS) cũng ngày càng được cụ thể hóa.
Kể từ khi Bộ Tài chính Liên bang Đức (Bundesministerium der Finanzen – BMF) triển khai quy trình khai báo kỹ thuật số vào ngày 1 tháng 1 năm 2025, việc gửi thông tin bắt buộc liên quan đến hệ thống điện tử thông qua “Mein ELSTER” đã trở thành yêu cầu bắt buộc.
Đối với các chủ nhà hàng và cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, điều này có nghĩa là mỗi khi mua mới, ngừng sử dụng hoặc thay thế hệ thống tính tiền, doanh nghiệp phải thực hiện khai báo trong thời hạn quy định.
Bài viết này giải thích các quy định pháp lý liên quan theo tình hình hiện tại tính đến ngày 26 tháng 8 năm 2026.
Cơ sở pháp lý: Nghĩa vụ khai báo theo § 146a AO
Cơ sở pháp lý của nghĩa vụ khai báo nằm tại § 146a khoản 4 AO. Theo quy định này, người nộp thuế có nghĩa vụ thông báo cho cơ quan thuế có thẩm quyền về loại và số lượng hệ thống ghi nhận điện tử được sử dụng trong doanh nghiệp cũng như các thiết bị bảo mật kỹ thuật được chứng nhận (TSE) [1].
Quy định này nhằm tăng tính minh bạch và góp phần ngăn chặn việc thao túng dữ liệu trong hệ thống tính tiền.
Quy định pháp luật này được bổ sung bởi văn bản hướng dẫn của BMF ngày 28 tháng 6 năm 2024, trong đó đưa ra các hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện nghĩa vụ khai báo [2].
Theo đó, doanh nghiệp phải cung cấp một số thông tin cụ thể, bao gồm:
- Số sê-ri của TSE.
- Ngày mua hoặc ngày ngừng sử dụng.
- Loại hệ thống ghi nhận điện tử được sử dụng.
Trong ngành nhà hàng – khách sạn, điều này đặc biệt liên quan đến hệ thống tính tiền có hỗ trợ máy tính, máy tính tiền điện tử (Registrierkassen) và các giải pháp tính tiền dựa trên ứng dụng chạy trên máy tính bảng, nếu những hệ thống này được sử dụng để ghi nhận các giao dịch kinh doanh.
Nghĩa vụ và thời hạn khai báo trong năm 2026
Trong năm 2026, việc tuân thủ đúng thời hạn khai báo là yếu tố quan trọng để tránh các vi phạm hành chính.
Theo quy định pháp luật, việc thông báo về mua một hệ thống mới hoặc ngừng sử dụng một hệ thống hiện có phải được thực hiện trong vòng một tháng kể từ ngày xảy ra sự kiện tương ứng [1].
“Khi hệ thống ghi nhận điện tử theo quy định tại câu 1 được mua hoặc ngừng sử dụng, việc này phải được thông báo cho cơ quan thuế có thẩm quyền trong vòng một tháng kể từ ngày mua hoặc ngừng sử dụng theo mẫu do cơ quan chức năng quy định.”
(§ 146a khoản 4 câu 2 AO)
Đối với các chủ nhà hàng đã sử dụng hệ thống trước ngày 1 tháng 7 năm 2025, một thời hạn chuyển tiếp đến ngày 31 tháng 7 năm 2025 đã được áp dụng [2].
Hiện nay, trọng tâm chủ yếu nằm ở việc khai báo:
- Thiết bị mới.
- Các bản cập nhật phần mềm đi kèm với việc thay đổi phần cứng.
- Việc ngừng sử dụng hoàn toàn các hệ thống cũ.
Việc thay thế TSE, chẳng hạn do chứng nhận hết hạn hoặc do thiết bị bị hỏng, cũng được xem là một sự kiện cần khai báo, vì thông tin TSE được liên kết trực tiếp với thông tin của hệ thống tính tiền.
Quy trình khai báo thông qua Mein ELSTER
Quy trình khai báo hệ thống tính tiền đã được số hóa hoàn toàn kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2025. Việc khai báo bằng giấy không còn được áp dụng.
Quy trình trên Mein ELSTER bao gồm các bước sau:
1. Đăng nhập và lựa chọn biểu mẫu
Sau khi đăng nhập bằng Organisationszertifikat (chứng thư số của tổ chức/doanh nghiệp), người dùng chọn module dành cho việc khai báo hệ thống ghi nhận điện tử.
2. Thông tin doanh nghiệp
Nhập mã số thuế (Steuernummer) và các thông tin nhận dạng của doanh nghiệp.
3. Thông tin cụ thể về hệ thống
Cung cấp:
- Tên nhà sản xuất.
- Tên chương trình/phần mềm.
- Số lượng hệ thống đang được sử dụng tại từng địa điểm kinh doanh.
4. Thông tin về TSE
Số sê-ri của TSE và mã chứng nhận (Zertifizierungs-ID) là những thông tin bắt buộc.
Các thông tin này có thể được tìm thấy trong thông tin hệ thống hoặc trực tiếp trên module TSE.
5. Ngày xảy ra sự kiện
Ngày đưa hệ thống vào sử dụng hoặc ngừng sử dụng phải được ghi chính xác và thống nhất với các tài liệu nội bộ của doanh nghiệp.
Triển khai thực tế và documentation
Trong thực tế ngành nhà hàng, một câu hỏi thường gặp là việc xử lý các thiết bị di động.
Nếu các thiết bị này hoạt động như một phần của một hệ thống liên kết, cấu hình cụ thể của hệ thống sẽ đóng vai trò quyết định.
Mỗi thiết bị có khả năng tự ghi nhận các giao dịch kinh doanh một cách độc lập đều thuộc phạm vi nghĩa vụ khai báo.
Các chủ nhà hàng nên lưu giữ cẩn thận xác nhận khai báo hệ thống tính tiền, được tạo ra sau khi gửi thông tin thông qua Mein ELSTER.
Tài liệu này có thể được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp Kassen-Nachschau (kiểm tra hệ thống tính tiền) không báo trước theo § 146b AO.
Để đảm bảo tuân thủ thời hạn một tháng, doanh nghiệp nên thực hiện việc khai báo ngay sau khi hệ thống được lắp đặt, lý tưởng nhất là thông qua đơn vị bán hoặc lắp đặt hệ thống chuyên nghiệp (Fachhändler).
Kết luận
Việc khai báo chính xác hệ thống ghi nhận điện tử là một phần quan trọng trong công tác quản lý Kasse và tuân thủ thuế của các doanh nghiệp trong ngành nhà hàng – khách sạn.
Đặc biệt trong năm 2026, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng:
- Hệ thống mới được khai báo đúng hạn.
- Việc ngừng sử dụng hoặc thay thế hệ thống được thông báo đầy đủ.
- Thông tin về TSE được cung cấp chính xác.
- Xác nhận khai báo được lưu trữ cẩn thận.
- Các tài liệu nội bộ phù hợp với thông tin đã gửi cho cơ quan thuế.
Một quy trình khai báo có hệ thống không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu pháp luật mà còn giúp chuẩn bị tốt hơn cho một cuộc Kassen-Nachschau có thể diễn ra mà không báo trước.
