Quá trình số hóa ngành nhà hàng – khách sạn đã bước sang một giai đoạn mới với các quy định mang tính bắt buộc về mặt pháp lý kể từ đầu năm 2025. Trong những năm trước, trọng tâm chủ yếu nằm ở việc triển khai các hệ thống ghi nhận điện tử và nghĩa vụ khai báo hệ thống tính tiền. Hiện nay, việc lập và xử lý hóa đơn giữa các doanh nghiệp đang trở thành một nội dung quan trọng trong các quy định mới.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử bắt buộc đối với các giao dịch B2B trong nước đặt ra những thách thức mới về tổ chức đối với chủ nhà hàng, đơn vị cung cấp dịch vụ catering và khách sạn. Vấn đề không còn đơn thuần là gửi dữ liệu hóa đơn dưới dạng kỹ thuật số, mà là phải đáp ứng các yêu cầu về định dạng dữ liệu có cấu trúc, cho phép hệ thống tự động xử lý.
Bài viết này giải thích các yêu cầu áp dụng từ ngày 1 tháng 1 năm 2025, cũng như các thời hạn chuyển tiếp và trường hợp ngoại lệ có liên quan đối với ngành nhà hàng – khách sạn.
Định nghĩa mới về E-Rechnung từ năm 2025
Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2025, cách hiểu về “hóa đơn điện tử” theo pháp luật đã thay đổi đáng kể.
Theo các quy định pháp luật mới, E-Rechnung không còn có nghĩa là bất kỳ hóa đơn nào được gửi bằng phương thức điện tử. Thay vào đó, E-Rechnung chỉ bao gồm những hóa đơn được lập, gửi và tiếp nhận dưới một định dạng điện tử có cấu trúc, cho phép xử lý tự động bằng hệ thống điện tử [1].
Một file PDF đơn giản hoặc bản scan của hóa đơn giấy sẽ không còn được xem là E-Rechnung theo định nghĩa mới mà được xếp vào loại “sonstige Rechnung” – hóa đơn thông thường khác.
Đối với ngành nhà hàng – khách sạn, điều này có ý nghĩa đặc biệt khi giao dịch với các doanh nghiệp khác, chẳng hạn như:
- Tổ chức tiệc công ty.
- Cung cấp dịch vụ Business Lunch.
- Nhận hàng từ các nhà bán buôn.
- Các giao dịch B2B khác.
Các doanh nghiệp cần chuẩn bị cơ sở kỹ thuật để xử lý những định dạng như ZUGFeRD hoặc XRechnung.
Định dạng dữ liệu có cấu trúc cho phép các thông tin liên quan đến thuế được đưa trực tiếp vào hệ thống kế toán mà không cần nhập thủ công, qua đó về lâu dài giúp giảm sai sót và tăng hiệu quả xử lý.
Nghĩa vụ tiếp nhận E-Rechnung đối với doanh nghiệp nhà hàng
Một trong những thay đổi quan trọng nhất, đã áp dụng từ ngày 1 tháng 1 năm 2025 cho tất cả doanh nghiệp tại Đức, là nghĩa vụ phải có khả năng tiếp nhận E-Rechnung.
Mỗi doanh nghiệp nhà hàng – khách sạn nhận dịch vụ từ các doanh nghiệp khác trong nước phải đảm bảo hệ thống kỹ thuật có khả năng tiếp nhận hóa đơn điện tử dưới định dạng có cấu trúc [1].
Điều này đặc biệt liên quan đến hóa đơn đầu vào từ:
- Nhà cung cấp thực phẩm và đồ uống.
- Nhà cung cấp năng lượng.
- Chủ cho thuê mặt bằng.
- Các nhà cung cấp dịch vụ doanh nghiệp khác.
Doanh nghiệp không thể từ chối nhận E-Rechnung với lý do không có đủ thiết bị hoặc hệ thống kỹ thuật.
Mặc dù bên phát hành hóa đơn vẫn được hưởng một số thời hạn chuyển tiếp, bên nhận hóa đơn đã phải có khả năng tiếp nhận E-Rechnung từ năm 2025.
Vì vậy, các chủ nhà hàng nên đảm bảo rằng phần mềm kế toán của mình hoặc đơn vị tư vấn thuế đang hợp tác có thể tiếp nhận và xử lý những định dạng hóa đơn điện tử tương ứng.
Đối với các giao dịch B2B từ năm 2025, bên nhận không cần phải đồng ý riêng với việc nhận E-Rechnung, miễn là giao dịch thuộc phạm vi áp dụng của quy định B2B.
Quy định chuyển tiếp đối với việc phát hành hóa đơn
Mặc dù nghĩa vụ tiếp nhận E-Rechnung đã có hiệu lực ngay từ năm 2025, nhà lập pháp vẫn đưa ra các thời hạn chuyển tiếp tương đối dài đối với việc phát hành hóa đơn, nhằm giúp doanh nghiệp có thời gian chuyển đổi hệ thống.
Theo nội dung bài viết, đến hết năm 2026, doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng “sonstige Rechnung”, tức hóa đơn giấy hoặc file PDF, đối với các giao dịch B2B trong nước [1].
Điều này tạo thêm thời gian cho các doanh nghiệp nhà hàng – khách sạn điều chỉnh và nâng cấp hệ thống lập hóa đơn.
Từ năm 2027, các quy định về phát hành E-Rechnung sẽ được siết chặt hơn và nghĩa vụ phát hành sẽ áp dụng cho các doanh nghiệp đáp ứng những điều kiện nhất định về doanh thu.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên bắt đầu chuẩn bị từ sớm. Nhiều nhà cung cấp lớn đã chuyển sang sử dụng E-Rechnung có cấu trúc để tối ưu hóa quy trình nội bộ của họ.
Khi đó, doanh nghiệp nhà hàng với tư cách là bên nhận hóa đơn đã phải có khả năng tiếp nhận, lưu trữ và xử lý chính xác các hóa đơn này.
Ngoại lệ đối với hóa đơn có giá trị nhỏ và Kleinunternehmer
Đối với hoạt động kinh doanh nhà hàng hằng ngày, có một ngoại lệ đặc biệt quan trọng:
Nghĩa vụ phát hành E-Rechnung về cơ bản không áp dụng đối với hóa đơn có giá trị nhỏ.
Những hóa đơn có tổng giá trị không vượt quá 250 € (đã bao gồm VAT) vẫn có thể được phát hành dưới dạng “sonstige Rechnung”, chẳng hạn như hóa đơn giấy hoặc chứng từ thanh toán thông thường [1].
Điều này đặc biệt phù hợp với hoạt động kinh doanh thường ngày của nhà hàng, trong đó khách hàng có thể yêu cầu hóa đơn sau khi sử dụng dịch vụ.
Ngoài ra, các dịch vụ của Kleinunternehmer theo Luật Thuế GTGT Đức cũng được miễn khỏi nghĩa vụ phát hành E-Rechnung [1].
Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp nhà hàng áp dụng chế độ Kleinunternehmer do có doanh thu thấp cũng không phải lập E-Rechnung có cấu trúc cho khách hàng doanh nghiệp B2B, miễn là họ đáp ứng các điều kiện và giới hạn doanh thu tương ứng.
Những ngoại lệ này nhằm giữ gánh nặng hành chính ở mức hợp lý đối với các doanh nghiệp rất nhỏ và các giao dịch có giá trị thấp.
Triển khai thực tế và khuyến nghị
Việc triển khai E-Rechnung là một trong những bước quan trọng trong quá trình hiện đại hóa hệ thống quản lý thuế và có ảnh hưởng đến ngành nhà hàng – khách sạn ở cả hai vai trò: vừa là bên cung cấp dịch vụ, vừa là bên mua hàng và nhận hóa đơn.
Trong khi khả năng tiếp nhận E-Rechnung đã là yêu cầu bắt buộc từ năm 2025, doanh nghiệp vẫn còn một khoảng thời gian chuyển tiếp nhất định để chuẩn bị cho việc phát hành E-Rechnung cho khách hàng doanh nghiệp.
Các chủ nhà hàng nên tận dụng thời gian này để:
- Kiểm tra hệ thống kế toán hiện tại.
- Kiểm tra khả năng tiếp nhận và xử lý ZUGFeRD/XRechnung.
- Kiểm tra quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Trao đổi với Steuerberater về cách triển khai phù hợp.
- Chuẩn bị sớm cho các nghĩa vụ sẽ được siết chặt trong những năm tiếp theo.
Do các yêu cầu về thuế tương đối phức tạp và mỗi doanh nghiệp có điều kiện khác nhau – từ quy mô doanh thu đến hệ thống kỹ thuật đang sử dụng – doanh nghiệp nên trao đổi việc triển khai cụ thể với Steuerberater có chuyên môn.
Không thể đưa ra một giải pháp phần mềm hoặc mức tiết kiệm chi phí áp dụng cho mọi doanh nghiệp, vì việc triển khai phụ thuộc vào mô hình và điều kiện thực tế của từng cơ sở.
Kết luận
E-Rechnung đang trở thành một phần quan trọng của hệ thống kế toán và thuế hiện đại tại Đức.
Đối với các doanh nghiệp trong ngành nhà hàng – khách sạn, điều quan trọng nhất hiện nay là đảm bảo khả năng tiếp nhận và xử lý hóa đơn điện tử có cấu trúc, đồng thời sử dụng thời gian chuyển tiếp để từng bước chuẩn bị cho nghĩa vụ phát hành E-Rechnung trong tương lai.
Chuẩn bị sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị động khi các thời hạn chuyển tiếp kết thúc và đảm bảo quy trình kế toán có thể thích ứng với các yêu cầu pháp lý mới.
