Trong ngành Beauty, voucher/phiếu quà tặng (Gutschein) là một công cụ quan trọng để duy trì mối quan hệ với khách hàng và hỗ trợ dòng tiền của doanh nghiệp. Dù được mua làm quà tặng hay đơn giản như một món quà tri ân, salon mỹ phẩm có thể nhận được khoản thanh toán ngay khi voucher được bán. Tuy nhiên, điều thuận lợi về mặt kinh doanh này lại đặt ra một số thách thức đối với công tác kế toán.
Việc phân biệt chính xác giữa Einzweckgutschein (voucher một mục đích) và Mehrzweckgutschein (voucher đa mục đích) có ý nghĩa rất quan trọng đối với chủ salon mỹ phẩm nhằm tránh các rủi ro về thuế trong trường hợp doanh nghiệp bị kiểm tra. Các quy định của Luật Thuế Giá trị gia tăng Đức (Umsatzsteuergesetz – UStG) yêu cầu phải phân biệt rõ giữa thời điểm phát hành voucher và thời điểm cung cấp dịch vụ.
Định nghĩa theo pháp luật: Gutschein là gì?
Về mặt pháp lý, Gutschein là một công cụ được chấp nhận như phương thức thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ.
Trên voucher hoặc trong các tài liệu liên quan cần thể hiện loại hàng hóa/dịch vụ và thông tin nhận dạng của bên cung cấp dịch vụ. Luật Thuế GTGT Đức phân biệt rõ hai loại voucher với các hệ quả thuế khác nhau [1].
Einzweckgutschein – phát sinh thuế GTGT ngay từ đầu
Einzweckgutschein là voucher mà ngay tại thời điểm phát hành, tất cả thông tin cần thiết để xác định việc đánh thuế đã rõ ràng.
Cụ thể, tại thời điểm phát hành phải xác định được:
- Địa điểm thực hiện dịch vụ.
- Khoản thuế GTGT phải chịu [1].
Trong trường hợp một salon tại Đức, địa điểm cung cấp dịch vụ thường chính là salon. Thuế suất cũng được xác định khi biết rõ dịch vụ thuộc diện áp dụng mức thuế suất thông thường 19%.
Điểm đặc biệt về thuế là ngay việc chuyển giao voucher cũng được xem như đã cung cấp dịch vụ tương ứng [1].
Do đó, salon phải kê khai và nộp thuế GTGT trong kỳ khai thuế mà voucher được bán.
Việc khách hàng sau đó sử dụng voucher như thế nào về mặt thuế không được xem là một giao dịch riêng biệt.
Nói cách khác, salon phải chịu nghĩa vụ thuế ngay khi bán voucher, trước cả khi dịch vụ thực tế được thực hiện.
Mehrzweckgutschein – chỉ chịu thuế khi sử dụng
Mehrzweckgutschein được xem là loại voucher còn lại: bất kỳ voucher nào không đáp ứng điều kiện của Einzweckgutschein đều thuộc nhóm Mehrzweckgutschein [1].
Điều này xảy ra khi tại thời điểm phát hành voucher, địa điểm cung cấp dịch vụ hoặc số tiền thuế phải nộp vẫn chưa được xác định rõ.
Trong các salon mỹ phẩm, trường hợp này thường xảy ra khi voucher có thể được sử dụng linh hoạt cho:
- Các dịch vụ chăm sóc/làm đẹp.
- Các sản phẩm chăm sóc và mỹ phẩm.
Đối với Mehrzweckgutschein, chỉ khi dịch vụ hoặc việc cung cấp hàng hóa thực sự diễn ra thì thuế GTGT mới phát sinh [1].
Việc bán voucher ban đầu chỉ được xem là một giao dịch thanh toán và chưa phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT tại thời điểm phát hành.
Điều này mang lại lợi thế về dòng tiền, vì doanh nghiệp chỉ phải nộp thuế GTGT khi dịch vụ hoặc hàng hóa thực tế được cung cấp.
Nếu voucher không bao giờ được sử dụng, thông thường sẽ không phát sinh thuế GTGT từ việc cung cấp dịch vụ/hàng hóa đó.
Áp dụng thực tế tại salon mỹ phẩm
Trong thực tế, việc thiết kế và phân loại voucher cần được thực hiện cẩn thận.
Ví dụ:
Voucher “Gesichtsbehandlung ‘Classic’ im Studio Berlin”
Đây là một Einzweckgutschein nếu địa điểm cung cấp dịch vụ và mức thuế suất đã được xác định rõ. Trong trường hợp này, nghĩa vụ thuế phát sinh ngay khi voucher được bán.
Ngược lại:
Voucher trị giá 50 € có thể sử dụng cho dịch vụ hoặc sản phẩm
là một Mehrzweckgutschein, vì chỉ khi khách hàng sử dụng voucher mới xác định được đó là dịch vụ hay giao dịch cung cấp hàng hóa.
Kleinunternehmerregelung
Quy định về Kleinunternehmer cũng có liên quan.
Theo nội dung bài viết, nếu doanh thu của năm trước không vượt quá 25.000 € và doanh thu dự kiến trong năm hiện tại không vượt quá 100.000 €, doanh nghiệp không tính thuế GTGT [4].
Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp này, việc ghi chép và documentation chính xác vẫn rất quan trọng, đặc biệt nếu doanh nghiệp sau này vượt qua các ngưỡng doanh thu nói trên.
Nghĩa vụ documentation và quản lý hệ thống tính tiền
Việc xử lý voucher đúng quy định đòi hỏi phải có documentation đầy đủ trong hệ thống ghi nhận điện tử.
Theo § 146a AO, các giao dịch kinh doanh phải được ghi nhận riêng lẻ và chính xác [2]. Việc khai báo khi mua các hệ thống này cũng phải được thực hiện trong vòng một tháng [2].
Một hệ thống tính tiền hiện đại phải có khả năng phân biệt giữa:
- Einzweckgutschein → có ảnh hưởng đến thuế GTGT ngay khi phát hành.
- Mehrzweckgutschein → chưa phát sinh thuế GTGT tại thời điểm phát hành.
Sai sót trong việc quản lý và ghi nhận voucher trong hệ thống Kasse có thể dẫn đến việc cơ quan thuế ước tính/truy thu doanh thu (Hinzuschätzung) trong một cuộc Kassen-Nachschau.
Do đó, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra các quy trình của mình để đảm bảo phù hợp với các hướng dẫn BMF hiện hành [3].
Kết luận
Việc xử lý voucher đúng về mặt thuế là một phần quan trọng trong công tác tuân thủ pháp luật và thuế (Compliance) của salon mỹ phẩm.
Trong khi Einzweckgutschein có thể dẫn đến nghĩa vụ thuế GTGT ngay khi voucher được phát hành, Mehrzweckgutschein cho phép trì hoãn thời điểm phát sinh thuế cho đến khi hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế được cung cấp.
Chủ salon nên kiểm tra mô hình voucher đang sử dụng và đảm bảo rằng hệ thống tính tiền đáp ứng các yêu cầu theo § 3 UStG và § 146a AO.
Việc phân biệt rõ ràng hai loại voucher không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch hơn mà còn giúp hạn chế các vấn đề và bất ngờ không mong muốn trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra.
